이벤트 매니지먼트

이벤트 전 부문의 지식과 노하우
이벤트 착수 단계인 기획, 실행 단계인 연출을 설명하는 책은 많다. 이 책처럼 프로젝트 기획 단계부터 실행, 리스크, 결산까지 전 부문을 사례 중심으로 다룬 책은 없다. 이벤트 매니지먼트 참고서를 한 권 꼽으라면 단연 이 책이다.

이해와 적용이 쉬운 교과서식 구성
단원 설명, 알아야 할 요소, 요약과 같은 교과서식 구성으로 책 내용 습득이 수월하다. 복습 문제와 사례 연구를 따라 익히다 보면 실무 적용 노하우를 금세 내 것으로 삼을 수 있다.

풍부한 사례 제시
시드니 출신 아가씨와 줄루족 청년의 결혼식, 호주 F1그랑프리, 록페스티벌처럼 풍부하고 다양한 사례들은 읽는 것만으로 학습이 된다. 각 이벤트들이 어떻게 조직되고, 어떤 어려움을 겪었으며, 어떻게 그 어려움을 극복하고 성공했는지 알아가다 보면 이벤트 매니지먼트의 기본기가 탄탄하게 다져진다.

왜 많은 이벤트가 실패하나? 전략적 계획 수립, 리스크 분석, 마케팅, 인력 자원 관리 같은 정교한 실무스킬이 적용되지 않아서다. 이벤트 성공의 열쇄는 누가 쥐고 있나? 현장 경험과 이론 지식을 두루 섭렵한 사람, 전문 이벤티스트다. 2000년 시드니올림픽을 진두지휘한 저자가 이벤트 매니지먼트의 모든 것을 다양한 사례와 함께 전수한다. 이벤트 실무자와 전공자에게 꼭 필요한 맞춤 개론서다.

린 반 더 바젠(Lynn van der Wagen)
시드니 북부 TAFE(국립전문대) 교육기관인 노던비치스칼리지(Northern Beaches College)의 ‘관광과이벤트학과’ 학과장이다. 2000 시드니올림픽 운영 인력의 설계, 전달을 교육하는 팀에서 핵심적인 역할을 맡은 바 있다. 베이징올림픽(홍콩에서의 운영 인력 교육)과 2010 상하이엑스포(위기관리 교육), 세계청소년의날(World Youth Day) 이벤트에 참여했다.

라우런 화이트(Lauren White)
시드니공과대학교(University of Technology, Sydney)에서 커뮤니케이션 학위를 취득했다. PR과 마케팅 분야에서 폭넓은 경력을 쌓아 왔다. 미디어 이벤트가 포함된 PR 캠페인을 진행해 왔으며, 럭비월드컵 행사에 참여하기도 했다.

국창민
케이비에스엔 전략사업 팀장이다. SM엔터테인먼트, 경향신문사에서 스타마케팅, 공연전시, 스포츠 사업을 진행했다. 홍익대학교에서 광고홍보학 학사, 국민대학교에서 스포츠경영학 석사를 받고 현재 경희대학교 스포츠이벤트 박사과정을 밟고 있다. 대구 세계육상선수권대회, F1코리아그랑프리, 이스탄불-경주 세계문화엑스포, 인천 펜타포트락페스티벌 등 국가 또는 지역 이벤트 사업과, 해외 유명가수 내한공연(저스틴 비버, 사라 브라이트만), 전시(피카소전, 지 브리 스튜디오전), 뮤지컬(셜록 홈즈, 디즈니 아이스쇼) 등 현재까지 매년 40회 이상씩 이벤트와 관련된 매니지먼트 업무를 해 왔다. 대구 세계육상선수권대회 대통령 표창(2011), F1코리아그랑프리 전남지사 표창(2010) 등 시·도지사로부터 다수의 표창을 받았다. 한국이벤트프로모션협회와 한국이벤트컨벤션학회 이사로 활동 중이다.

서문

01 이벤트 산업에 대한 지식
이벤트 산업의 구조와 운영
이벤트 산업의 윤리·법적 이슈
이벤트 산업의 기술
이벤트 산업 지식 업데이트하기
요약

02 이벤트 콘셉트
이벤트의 목적, 목표, 범위의 설정
이벤트의 콘셉트, 주제, 포맷의 설정
이벤트 콘셉트의 실현 가능성 평가
이벤트 디자인
운영 가능한 단계까지 이벤트 콘셉트 발전시키기
요약

03 이벤트 장소와 현장
이벤트 장소나 현장의 요건
이벤트 장소와 현장의 물색
이벤트 장소나 현장의 준비 사항 확인
요약

04 이벤트 상연
이벤트 상연을 위한 필요 요건 분석
상연 전문 계약업체 물색과 협상
요약

05 질 높은 고객 서비스
이벤트 서비스 구성 요소
서비스 품질 제고 방법 개발
질 높은 서비스의 제공 관리
고객 서비스의 관리 감독과 조정
요약

06 마케팅 활동
마케팅 · 프로모션 활동의 계획과 조직화
홍보 활동의 수행
프로모션 활동 계획의 창안
프로모션 활동 리뷰와 보고서 작성
요약

07 스폰서십
스폰서십의 요건과 기회의 결정
스폰서 구하기
스폰서에 대한 서비스
스폰서십 평가
요약

08 의전 요건
적절한 의전 정보 찾기
적절한 의전 절차의 세부 작업 활동으로의 통합
의전에 대한 지식 업데이트
요약

09 이벤트 규제 요건
이벤트 규제 이슈 분석
규제 당국과 일하기 위한 전략 수립
규제 요건을 다루기 위한 계획과 절차의 개발
이벤트의 규제 준수 수준 평가
요약

10 비즈니스 관계 및 비즈니스 회의
비즈니스 관계 형성하기
협상 업무의 수행
공식적인 비즈니스 협약 체결
비즈니스 회의의 계획, 준비, 실행
비즈니스 관계의 조성과 유지
요약

11 직원·자원봉사자
직원 모집의 필요성 파악
직원 모집과 선발
신입사원을 위한 업무 소개 프로그램의 계획과 조직화
자원봉사자 참여의 필요성에 대한 결정과 정의
자원봉사자 유지율 극대화
인력 운영 정책의 준비
근무자 명단 작성
요약

12 인력 관리
성과와 행동의 측정 기준 책정
팀의 헌신과 협력 유도
팀 성과 관리
요약

13 인적 성과 관리
업무 할당
성과 관리
피드백의 제공
사후 관리
직원의 유지
요약

14 프로젝트 관리
프로젝트의 확인, 기획 그리고 수행
프로젝트 관리 원칙의 이해
정보기술의 활용
프로젝트 실행과 평가
요약

15 이벤트 인프라
이벤트 인프라의 필요 요건
이벤트 인프라의 구축과 조직화
이벤트 인프라 구축 과정 관리 감독
요약

16 이벤트 관리 서비스
현장 관리 준비
이벤트 운영에 대한 관리 감독
이벤트의 해체와 철수에 대한 감독
요약

17 안전과 보안 리스크
보안
직장 보건과 안전
위험 요인과 위험의 파악
위험 요인과 연관된 안전 위험에 대한 평가
위험의 제거 또는 통제
요약

18 군중 통제
군중 관리 계획 개발
발생 가능한 위험 분석
실제 운영 가능한 군중 관리 절차의 수립
비상 시 군중 통제 절차 수립
비상 시 대응 절차 실행
군중 통제 계획과 절차에 대한 평가
요약

19 음식 공급
전체적인 이벤트 목표와 범위의 확인
음식 공급 콘셉트 수립
음식 공급을 위한 운영 계획의 수립과 실행
요약

20 지속 가능한 친환경적 업무 관행
이벤트 현장 내에서 사용되는 자원의 파악
환경 규제 사항의 준수
자원 효율성 제고를 위한 기회 찾기
요약

21 재무 정보
재무 정보에의 접근과 해석
업무 활동에 재무 정보 적용하기
원장
요약

22 예산
예산 정보의 준비
예산 확보
예산 확정
예산 관리 감독과 재검토
요약

23 이벤트 트렌드와 이벤트 관행
관리 감독과 통제 시스템의 가동
업무 관행에 영향을 미치는 정보에 대한 평가
이벤트 산업의 아이디어, 관행, 트렌드에 관한 조사
이벤트 관리 기술과 지식의 확장
요약

24 법률 지식
필요한 법률 지식 조사
법적 요건의 준수에 대한 보장
법률 지식의 업데이트
요약

25 이벤트의 실현 가능성
이벤트의 기획과 근거에 대한 분석
필요 자원과 기회에 대한 평가
필요 요건에 대한 평가
권고 사항과 모델의 개발
요약

26 경영 위험
위험에 대한 파악
위험에 대한 평가
경영 위험의 제거 또는 통제
경영 위험 관리 관행의 관리 감독과 평가
리스크 관리 정책의 개발
요약

27 마케팅 전략
이벤트 마케팅의 본질
외부 정보의 수집과 분석
내부 정보의 수집과 분석
마케팅 전략의 개발
마케팅 계획의 수립
마케팅 활동의 실행과 관리 감독
요약

28 홍보 전략
조직 정체성의 창출
홍보 계획·전략의 수립
홍보 실행 과정 관리
홍보 계획의 평가와 리뷰
요약

29 재무 운영
재무 관리 방법의 개발
재무 절차와 시스템의 개발 · 관리 감독
가격 결정
재무 성과의 관리 감독
재무 보고서 작성
요약

30 이벤트 제안과 입찰
입찰, 정부 공개입찰과 정부 보조금 신청
이벤트 개요의 해석
입찰서의 세부 사항 개발
입찰서 자료 개발
요약

옮긴이 후기

전문적인 실무 분야 가운데 하나인 이벤트 매니지먼트는 전략적 계획 수립, 리스크 분석, 마케팅, 예산, 현금 흐름 계획 수립, 인력 자원 관리 등 정교한 기술을 요하는 분야다. 이 책에는 이러한 주제들뿐만 아니라 다른 많은 내용이 담겨 있다. 사실상 대부분의 공공 이벤트 고위직에 전문 훈련을 받은 인력들이 채용되는 상황이다. 각종 이벤트에 내재된 위험 요소(재무적 위험을 포함해서)의 범위가 광범위할 뿐 아니라, 이벤트 자체의 프로젝트적 성격으로 인해 고위직에는 기술적 숙련은 물론이고 지식 기반의 경영 관리를 할 수 있는 인력이 필요하기 때문이다.
_ <서문> 중에서

이벤트 장소의 레이아웃이 이벤트의 성공에 필수라는 것은 명확하다. 콘퍼런스와 공식적인 만찬행사를 진행해 본 사람이라면 누구나 테이블 레이아웃이 고객과 사전에 합의를 보아 놓아야 하는 사항이라는 것을 알 것이다. 대형 이벤트 장소에서 대형 만찬 이벤트를 벌이는 것이기 때문에, 연회장 뒤쪽에 앉게 되는 관객들은 무대가 잘 안 보이는 경우가 너무 많다. 게다가 형편없는 음향과 과도한 음주들로 인해 상황이 더 악화되면, 술잔 부딪치는 소리와 웅성거리는 대화 속에 공연자가 묻혀버리는 건 순식간이다. 이렇게 되면 이벤트 주최자는 당혹스럽지 않을 수 없다.
_ 중에서

인력 관리는 이벤트 매니저에게 가장 중요하면서도 힘든 일 중 하나다. 이벤트의 단기적 속성 때문에, 최전선의 직원은 전통적인 조직에서 막 일을 배우는 종업원과 같이 업무에 몰입하거나 헌신하지 않는다. 일을 지루해하고, 이벤트 장소도 별로 매력적이라고 여기지 않고, 날씨도 마음에 안 들고, 음식도 맛없다고 생각하는 자원봉사자나 대충하는 종업원은 그냥 그 다음날 나오지 않는 경우도 있다. 아주 간혹 밥 먹으러 갔다가 안 돌아오기도 한다! 사람들에게 계속적으로 정보를 제공하고, 긍정의 리더십으로 영감을 불어넣으면서, 동기 유발을 시키고, 특정 결과를 달성한 데 대해 격려하고 북돋우면서 강화해 주는 능력이 숨 가쁘게 돌아가는 이벤트 환경에서 성공적인 인력 관리를 위한 핵심요소다.
_ 중에서

상대적으로 보면 이벤트 콘셉트의 개발과 마케팅 플랜 실행 간의 시간 간격이 너무 긴 편이다. 따라서 그 사이에 고려해야 할 변화들이 있는지 여부를 파악하기 위해 내·외부 환경 요인들을 재점검해 볼 필요가 있다. 이러한 요인들로 참석자 수준의 변화가 있을 수 있는데, 여기에 변화가 생긴다면 레이아웃이 바뀌거나 아예 이벤트 장소를 바꿔야 하는 수정이 불가피하다. 티켓을 판매하는 이벤트의 경우 예상보다 낮은 매출이 예상되면 티켓 가격의 할인이나, 혹은 매출을 증대시킬 다른 방안을 모색해야 할 것이다. 이벤트가 제대로 평가될 수 있도록 모든 측면의 마케팅을 매일 계속해서 모니터링할 필요가 있으며, 조사도 수행되어야 한다.
_ 중에서