단순하지만 강력한 스마트 미팅

조직문화 개선 프로젝트, 무능한 회의부터 바꿔야 한다.

사례 하나. 사무실에 전화를 걸면 부서 동료가 대신 전화를 받아 ‘지금 회의 참석 중’이라고 답하는 경우가 종종 있다. 그러나 바로 휴대전화로 전화를 걸면 상대방이 당연히 전화를 받곤 한다. 회의 중 휴대전화를 받아도 되는 ‘별로 중요하지 않은 회의’가 매일 반복되고 있는 것은 아닐까?

사례 둘. 대부분의 직장인은 월요일이 즐겁지 않다. 특히 월초에 있는 월요일은 여기 저기 회의에 참석하다 보면 하루가 다 간다. 주로 일방적 지시 형태의 ‘정보 공유 및 전달형’ 회의다 보니 회의를 단지 시간 때우기 정도로 생각하고 건성으로 참석하고 자료만 챙겨서 나오기 일쑤다.

불활실한 경영환경에 따른 일상적이지 않은 과제의 증가로 회의 시간은 증가하지만, 반대로 회의처럼 비효율적으로 수행되는 업무도 없다. 어느 기관의 통계에 의하면, 평균 근무시간 중 직원은 10%, 중간 관리자층은 30%, 경영진은 무려 60% 이상을 회의와 관련된 시간을 쓴다고 한다. 많은 조직이 이러한 자원 낭비 요소를 제거하고 회의 문화를 개선하기 위해 노력하고 있다. 그러나 실제는 회의 설문 조사나 회의 요령 포스터 부착 등의 캠페인 성격으로 끝나버리고, 지속적으로 유지하는 회사는 별로 없다.

왜 이러한 문제가 계속 발생하는 것일까? 여러 가지 이유가 있겠지만 회의가 하나의 메인 시스템으로 구축이 되어 있지 않기 때문이다. 그중에서 회의를 기획하고, 진행하고, 사후관리(Follow-up)까지 지원하는 회의 전문가 즉, 회의 전문 퍼실리테이터(Facilitator)가 전무하기 때문이다. 이를 위해 저자는 단순하지만 강력한 회의 기술, ‘스마트 미팅(SMART Meeting)’을 제안한다.

왜 ‘스마트 미팅’인가? GE의 워크아웃(Work-Out) 프로세스에서 아이디어를 빌려온 것으로, 저자가 10여 년 동안 워크아웃 퍼실리테이션 활동을 하면서 경험한 내용을 바탕으로 한국의 조직에 적합한 프로세스로 현실화한 것이다.
『단순하지만 강력한 스마트 미팅』은 스토리텔링을 통해 조직에 있을 법한 인물과 실제로 일어날 수 있는 상황을 설정해, 스마트 미팅의 프로세스를 워크숍 방식으로 쉽고 재미있게 이해할 수 있도록 제시한다. 총 7주간의 워크숍으로 구성된 내용에 따라, S-M-A-R-T의 실행 단계에 맞춰 고안된 활용 도구와 스킬을 구체적이고 상세하게 설명한다.

1장에서는 A사의 회의문화를 파악하기 위해 사전 미팅과 회사의 니즈를 확인하는 내용을 담았다.
2장에서는 3개의 어젠다를 가지고 킥오프 미팅을 실시한다. 조직 내의 회의와 관련된 문제점을 공유하고 타사의 회의 사례를 공유한다. 그리고 GE의 워크아웃을 벤치마킹한다.
3장과 4장에서는 스마트 미팅을 계획하는 방법을 상세히 다룬다. ‘스마트(SMART) 원칙’에 따라 회의의 목적과 성격(유형)을 확정하고, 명확하게 회의 어젠다를 정한다. 회의의 목적을 달성하기 위해 일시, 장소 등 사전 준비를 완벽하게 하는 노하우도 공유한다.
5장에서는 회의를 올바르게 운영하는 방법을 설명한다. 회의 운영 규칙과 역할을 정하는 방법, 그리고 회의 프로세스에 따라 효과적으로 회의 도구를 활용하는 방법을 학습한다.
6장에서는 회의의 결과를 올바르게 정리하고, 실행계획을 수립하는 방법을 공유한다. 실행계획을 올바르게 사후 관리하는 노하우도 확인할 수 있다.
7장과 8장,9장에서는 회의를 더욱 효과적으로 진행하기 위한 필수 요소인 회의 퍼실리테이션 스킬과 퍼실리테이션 도구에 대해 알려준다. 회의 퍼실리테이션이란 회의 참석자가 회의 어젠다에 대한 논의와 의사결정 과정에 직접 개입해 효과적으로 결과를 도출할 수 있도록 돕는 활동이다. 회의는 두 종류로 나눠진다. 퍼실리테이션 회의와 그렇지않은 회의. 당연히 결과는 다를 수밖에 없다는 사실을 이 책에서 확인할 수 있다.
마지막으로 10장에는 스마트 미팅을 워크숍에 활용하는 방안을 추가한다.

『단순하지만 강력한 스마트 미팅』은 퍼실리테이션 회의의 결정판이다. 누구든지 문제 해결 회의와 워크숍을 능숙하게 운영할 수 있도록 하기 위해 마련되었다. 회의와 워크숍 때문에 마음 고생하는 실무자뿐 아니라 조직의 리더에게도 한 단계 성장할 수 있는 계기가 될 것이다.

‘스마트 미팅(SMART Meeting)’은 GE의 워크아웃(Work-Out) 프로세스에서 아이디어를 빌려온 것으로, 저자가 10여 년 동안 워크아웃 퍼실리테이션 활동을 하면서 경험한 내용을 바탕으로 한국의 조직에 적합한 프로세스로 현실화한 것이다. 이 책은 스토리텔링을 통해 조직에 있을 법한 인물과 실제로 일어날 수 있는 상황을 설정해, 스마트 미팅의 프로세스를 워크숍 방식으로 쉽고 재미있게 이해할 수 있도록 제시한다. 총 7주간의 워크숍으로 구성된 내용에 따라, S-M-A-R-T의 실행 단계에 맞춰 고안된 활용 도구와 스킬을 구체적이고 상세하게 설명한다. 퍼실리테이션 회의의 결정판이다. 누구든지 문제 해결 회의와 워크숍을 능숙하게 운영할 수 있도록 하기 위해 마련되었다. 회의와 워크숍 때문에 마음 고생하는 실무자뿐 아니라 조직의 리더에게도 한 단계 성장할 수 있는 계기가 될 것이다.

(주)CAP경영컨설팅 변화관리연구소 소장으로, 변화관리, 혁신 리더십, 문제해결 등에 대한 컨설팅 및 퍼실리테이션 활동을 하고 있다. 한국외국어대학교 이탈리아학과를 졸업했다. 서강대학교 경영전문대학원을 졸업한 뒤, 미국 인디애나대학교 교육대학원에서 IST 과정을 수료했다. 서울대학교 대학원에서 산업교육 전공으로 박사과정을 수료했다. LG인화원에서 컨설팅팀, 전문교육팀 팀장을 맡아 그룹교육계획, 컨설팅, 혁신리더 육성 등을 수행했다. 미국 GE 크로톤빌 연수원에서 워크아웃(Work-Out), 변화가속화 프로세스 퍼실테이터(CAP) 과정을 수료하면서 퍼실리테이션에 입문했다. 현재 한국퍼실리테이션협회 경영혁신부문장 및 퍼실리테이터 인증 심사위원을 맡고 있으며, 기업 및 정부, 사회기관 등에 퍼실리테이션을 전파하는 일에 힘쓰고 있다. 지은 책으로 『(GE Work-Out을 활용한) 회의 잘하는 법』, 『대한민국 대표강사 33인의 행복한 성공』(공저)이 있으며, 옮긴 책으로 『토론 연습』(공역)이 있다. 퍼실리테이터 교육 프로그램 제공 blog.naver.com/facilitator1

머리말 : 왜 ‘스마트 미팅SMART Meeting’인가?

01 프롤로그 : 사전 미팅 및 니즈 파악
귀사의 회의에 만족하십니까?
‘블랙홀’에서 회의를 구하자
‘스마트 미팅’을 제안한다
A사 회의문화 개선 프로젝트에 참여하는 사람들

02 킥오프 미팅 : 3개의 어젠다
하나, 조직 내 회의 문제점 도출하기
둘, 회의 운영 사례 공유하기
셋, GE 따라잡기
스마트 미팅에 주목하라

03 1주차 스마트 미팅 시작 : 회의 계획 세우기(1)
스마트 미팅을 위한 워크숍
회의 계획의 중요성
회의 계획의 스마트SMART 원칙
첫 번째 : (S)회의의 목적을 결정하라
두 번째 : (M)회의 어젠다를 개발하라
세 번째 : (A)회의 참석자를 선정하라

04 2주차 스마트 미팅 시작 : 회의 계획 세우기(2)
네 번째 : (R)회의 진행 방법을 설계하라
다섯 번째 : (T)회의 일시를 정하고 장소를 준비하라

05 3주차 스마트 미팅 운영 : 회의 운영하기
회의 목적 및 취지 설명하기
참석자 기대사항 확인하기
회의 운영규칙 정하기
회의 참석자 역할 관리하기
회의 올바르게 운영하기

06 4주차 스마트 미팅 결과 : 회의 결과 정리 및 사후 관리하기
회의록 작성하기
실행계획 수립하기
‘의사결정의 장’ 운영하기
효율적인 사후 관리 체계 구축하기
중간점검 회의 제대로 하기
‘성과 공유의 장’ 운영하기

07 5주차 스마트 미팅 핵심 : 회의 퍼실리테이션 활용하기(1)
퍼실리테이션을 성공으로 이끄는 비결
스마트 미팅에서의 퍼실리테이터 역할

08 5주차 스마트 미팅 핵심 : 회의 퍼실리테이션 활용하기(2)
회의 퍼실리테이션 기법 : 언어적 기법
회의 퍼실리테이션 기법 : 비언어적 기법
회의 저항자 및 회의 상황별 문제 해결

09 6주차 스마트 미팅 핵심 : 회의 퍼실리테이션 활용하기(3)
창의적 아이디어 도출 도구
아이디어 체계화 도구
대안 평가 도구
스마트 미팅 효과성 개선을 위한 도구
퍼실리테이터로서 역할 연기하기

10 7주차 스마트 미팅 활용 : 워크숍에 스마트 미팅 활용하기
회의와 워크숍, 어떻게 다른가?
문제 해결 워크숍
스마트 워크숍 운영의 성공 가이드라인
스마트 워크숍, 플립차트로 승부하기

11 에필로그 : 스마트 미팅을 마치며
스마트 미팅이 드리는 약속
스마트 미팅을 경험하면
스마트 미팅 프로젝트, 그 후